3 sfaturi pentru a suna mai profesionist în e-mailurile de serviciu

În epoca modernă, slujba ta poate cere să trimiți e-mailuri colegilor, șefilor, clienților și altele.

Creator de melodie pe 8 biți

E-mailurile tale nu sunt simple mesaje; reprezintă cine sunteți ca angajat profesionist. Prin urmare, doriți să vă asigurați că fiecare dintre e-mailurile trimise este bine scris și ușor de citit.

Dacă compania dvs. folosește un program specific – cum ar fi Microsoft Outlook, de exemplu – poate doriți să aflați cum să aplicați formatarea mesajului . Indiferent de platforma pe care o utilizați pentru mesagerie, există diverse sfaturi esențiale de care ar trebui să țineți cont înainte de a face clic pe Trimiteți pe e-mailul dvs.

Funcționarea în sfera profesională poate fi o provocare pentru oricine, dar poate mai ales pentru cei care gestionează simptomele bolilor mintale sau alte probleme de sănătate mintală.

Din fericire, există multe instrumente disponibile online pentru a vă ajuta să gestionați acești factori de stres, să dezvoltați mecanisme bune de adaptare și să vă împărtășiți sentimentele. Click aici pentru mai multe informații și articole care pot oferi mai multe informații și acces la tratament, dacă este necesar.

Verificați-vă e-mailurile de la locul de muncă

Cel mai important și valoros instrument pe care îl aveți la dispoziție este corectarea. Înainte de a vă gândi să vă trimiteți e-mailul, luați în considerare o întrebare importantă: are e-mailul dvs. sens gramatical și logic?

Verificați eventualele greșeli gramaticale utilizând verificatorul ortografic predefinit al e-mailului, dacă este disponibil. Dacă vă îndoiți de verificatorul ortografic, nu vă fie teamă să utilizați resurse externe (cum ar fi un dicționar online).

Alte erori gramaticale de care trebuie să te uiți pot include:

• Utilizarea incorectă a majusculelor
• Utilizarea incorectă a semnelor de punctuație (virgule, punct și virgulă etc.)
• Stilul și tonul de scriere nepotriviți pentru un cadru profesional
• Utilizarea incorectă a substantivelor proprii – acest lucru este deosebit de important atunci când vă adresați altor persoane; putine lucruri sunt mai jenante decat sa scrii gresit numele cuiva (sau ceva) important!

Odată ce e-mailul dvs. este gata, citiți-l cu voce tare pentru a vedea dacă are sens. Uneori, vă puteți da seama dacă o propoziție este „off” pur și simplu după modul în care sună.

De acolo, puteți face orice corecții pentru a vă asigura că fluxul general al e-mailului este consecvent.

În sfârșit, și dacă aveți timp, salvați e-mailul ca ciornă și părăsiți-l. De asemenea, puteți cere prietenilor sau familiei imediate să vă citească e-mailul pentru a vedea dacă detectează erori.

O regulă generală bună este să apeși pe „trimite” doar atunci când te simți încrezător că ai corectat și reconsiderat tot ceea ce ai din mesajul tău, cât mai bine.

Fii concis în e-mailurile de serviciu

Toată lumea din compania ta are responsabilitățile lor de respectat, așa că este util să-și respecți timpul prin crearea de e-mailuri concise. Făcându-le scurte, dulci și la obiect, puteți primi imediat un răspuns clar și puteți continua ziua.

În primul rând, asigurați-vă că mesajele dvs. includ paragrafe scurte și ușor de înțeles. De fapt, fiecare paragraf nu trebuie să fie mai lung de două propoziții.

Să presupunem că e-mailul dvs. necesită să scrieți mai multe paragrafe cu lungimea completă. În acest caz, ați putea lua în considerare programarea unei întâlniri în persoană cu oricine trimiteți e-mail pentru a minimiza confuzia și comunicarea greșită.

Asigurați-vă că fiecare dintre paragrafele dvs. include doar informații relevante. Pe cât de tentant este să încorporezi mici detalii care ar putea ajuta destinatarul să-ți înțeleagă mesajul, dar tăind aceste anexe, poți crea un e-mail scurt și direct.

Aceste tipuri de mesaje sunt adesea mult mai ușor de înțeles de către un cititor, iar partea dvs. care o primește va pune probabil întrebări clarificatoare ca răspuns, dacă este necesar.

Un alt mod util de a folosi limbajul concis este să fii atent la verbele „a fi”. De exemplu, ceva de genul „Vreau să pot trimite un raport” se poate scurta la „Trimit un raport”.

În acest scenariu, ați elimina un verb „a fi” și îl înlocuiți cu un verb activ care elimină cuvintele.

Scrieți pe un ton respectuos

Mai presus de orice, transmite-ți mesajul cu respect.

Agresivitatea dintr-un e-mail poate părea răutăcioasă, deoarece destinatarul nu vă vorbește direct. Puteți evita acest ton accidental, chiar și atunci când oferiți vești proaste, echilibrând negativitatea cu pozitivitatea.

De exemplu, dacă doriți să criticați performanța unui angajat, ați putea începe propoziția spunând ceva pozitiv și ați termina cu critica dvs.

În plus, evitați să folosiți „dar” . Neagă prima jumătate a propoziției, așa că, chiar dacă începi cu ceva pozitiv, folosirea „dar” poate face pe cineva să creadă că nu ești sincer. Deci, înlocuiți „dar” cu „și”, astfel încât ambele afirmații să rămână adevărate.

De asemenea, vă puteți gândi să includeți o semnătură scurtă la sfârșitul mesajului. Aceste semnături vă pot ajuta să transmiteți informații importante de contact și informații personale destinatarului dvs.

Dacă doriți, accesați setările de e-mail și configurați o semnătură care să includă numele dvs., numărul de telefon de contact și alte site-uri cu care sunteți afiliat.

Dacă compania dvs. are un logo, puteți lua în considerare includerea imaginii ca parte a semnăturii dvs. Rezultatul este un e-mail care sună și arată profesional, care menține un ton respectuos.

Concluzie

O concluzie importantă de reținut este să faci mesaje scurte, concise și fără erori, după cum poți, chiar și în e-mailuri mai obișnuite. Procedând astfel, îi vei arăta șefului tău că îi respecți și îți spui că ești într-adevăr profesionistul în care ai dori ca ceilalți să te vadă.