3 sfaturi pentru a suna mai profesionist în e-mailurile de lucru
În epoca modernă, slujba dvs. vă poate cere să trimiteți e-mailuri colegilor de muncă, șefilor, clienților și multe altele.
E-mailurile dvs. nu sunt mesaje simple; reprezintă cine ești ca angajat profesionist. Prin urmare, doriți să vă asigurați că fiecare e-mail trimis este bine scris și ușor de citit.
Dacă compania dvs. folosește un anumit program - cum ar fi Microsoft Outlook, de exemplu - poate doriți să aflați cum să aplicați formatarea mesajului . Indiferent de platforma pe care o utilizați pentru mesagerie, există diverse sfaturi esențiale de care ar trebui să aveți în vedere înainte de a face clic pe Trimitere pe e-mail.
cel mai bun addon nfl kodi
Funcționarea în sfera profesională poate fi o provocare pentru oricine, dar poate mai ales pentru cei care gestionează simptomele bolilor mintale sau alte probleme de sănătate mintală.
Din fericire, există multe instrumente disponibile online pentru a vă ajuta să gestionați acești factori de stres, să dezvoltați mecanisme bune de gestionare și să vă împărtășiți sentimentele. Click aici pentru mai multe informații și articole care pot oferi informații suplimentare și acces la tratament, dacă este necesar.
Corectați-vă e-mailurile de lucru
Cel mai important și valoros instrument pe care îl aveți la dispoziție este corectura. Înainte de a vă gândi la trimiterea e-mailului, luați în considerare o întrebare importantă: e-mailul dvs. are sens gramatical și logic?
Verificați dacă există greșeli gramaticale utilizând verificatorul ortografic predefinit al e-mailului, dacă este disponibil. Dacă vă îndoiți de verificatorul ortografic, nu vă fie teamă să utilizați resurse externe (cum ar fi un dicționar online).
Alte erori gramaticale care trebuie avute în vedere pot include:
eliminați adăugările din skype
- Utilizarea incorectă a literelor majuscule
- Utilizarea incorectă a punctuației (virgule, punct și virgulă etc.)
- Stil și ton de scriere inadecvat pentru un cadru profesional
- Utilizarea incorectă a substantivelor proprii - acest lucru este deosebit de important atunci când vă adresați altor persoane; puține lucruri sunt mai jenante decât să scrii greșit numele cuiva (sau ceva) important!
Odată ce e-mailul dvs. este gata, citiți-l cu voce tare pentru a vedea dacă are sens. Uneori, puteți afla dacă o propoziție este dezactivată pur și simplu prin modul în care sună.
De acolo, puteți face orice corecții pentru a vă asigura că fluxul general al e-mailului este consistent.
În cele din urmă și dacă aveți timp, salvați e-mailul ca schiță și îndepărtați-vă de el. De asemenea, puteți cere oricărui prieten imediat sau familie să vă citească e-mailul pentru a vedea dacă detectează erori.
O regulă generală bună este să trimiteți direct atunci când vă simțiți încrezător că ați corectat și ați reconsiderat tot ceea ce este în mesajul dvs. în măsura posibilităților.
Fiți concis în e-mailurile de lucru
Toată lumea din compania dvs. are responsabilitățile pe care trebuie să le respecte, de aceea este util să vă respectați timpul prin crearea de e-mailuri concise. Făcându-le scurte, dulci și la obiect, puteți obține un răspuns clar înapoi cu promptitudine și puteți continua ziua.
Mai întâi, asigurați-vă că mesajele dvs. includ paragrafe scurte și ușor de înțeles. De fapt, fiecare paragraf nu trebuie să fie mai lung de două propoziții.
Să presupunem că e-mailul dvs. vă cere să scrieți mai multe paragrafe complete. În acest caz, ați putea lua în considerare programarea unei întâlniri în persoană cu oricine trimiteți prin e-mail pentru a minimiza confuzia și comunicarea greșită.
Asigurați-vă că fiecare dintre paragrafele dvs. include doar informații relevante. Pe cât de tentant este să încorporezi mici detalii care te pot ajuta pe destinatar să-ți înțeleagă mesajul, dar reducând acele addendumuri, poți crea un e-mail scurt și direct.
Aceste tipuri de mesaje sunt adesea mult mai ușor de înțeles pentru cititor, iar partea dvs. de primire va pune probabil întrebări clarificatoare ca răspuns, dacă este necesar.
veți avea nevoie de o aplicație nouă pentru a deschide acest calculator
Un alt mod util de a folosi un limbaj concis este să fii atent la a fi verbe. De exemplu, ceva de genul doresc să pot trimite un raport se poate scurta la trimit un raport.
În acest scenariu, ați elimina un a fi verb și l-ați înlocui cu un verb activ care elimină cuvântul.
Scrie pe un ton respectuos
Mai presus de orice, transmiteți-vă mesajul cu respect.
Agresivitatea într-un e-mail poate apărea ca un spirit rău, deoarece destinatarul nu vă vorbește direct. Puteți evita acest ton accidental, chiar și atunci când dați vești proaste, prin echilibrarea negativității cu pozitivitatea.
De exemplu, dacă doriți să criticați performanța unui angajat, puteți începe propoziția spunând ceva pozitiv și o puteți încheia cu critica dvs.
În plus, evita sa folosesti dar . Neagă prima jumătate a propoziției, deci chiar dacă începeți cu ceva pozitiv, folosiți dar puteți face pe cineva să creadă că sunteți nesincer. Deci, înlocuiți dar cu și astfel încât ambele afirmații să rămână adevărate.
cheie implicită Windows 8.1
De asemenea, vă puteți gândi să includeți o semnătură scurtă la sfârșitul mesajului. Aceste semnături vă pot ajuta să transmiteți destinatarului informații importante de contact și personale.
Dacă doriți, accesați setările de e-mail și configurați o semnătură care include numele dvs., numărul de telefon de contact și alte site-uri la care sunteți afiliat.
Dacă compania dvs. are un logo, puteți lua în considerare încorporarea vizualului ca parte a semnăturii dvs. Rezultatul este un e-mail care sună și arată profesional, care păstrează un ton respectuos.
Concluzie
O soluție importantă de luat în considerare este de a crea mesaje scurte, concise și fără erori, pe cât puteți, chiar și în e-mailuri mai casual. În acest fel, îi veți arăta șefului că îi respectați și vă spuneți că sunteți într-adevăr profesionistul pe care ați dori să vă vadă alții.
